個人 情報 保護 管理 組合
管理組合は、管理規約に基づいて組合名簿や居住者名簿を典型として、マンションの居住者の個人情報を取り扱っています。 平成29年5月30日改正個人情報保護法が施行され、個人情報を保有するすべての事業者に個人情報保護法が適用されることとなってから約2年が経過しています(この改正法施行前までは「保有する個人情報が5000人以下の事業者」は適用が免除されていました)。しかし、改正法によって、 全ての事業者が個人情報保護法を適用されることとなり、 管理組合も例外ではありません 。以下、注意点を確認していきます。 1 「個人情報」とは?
個人情報保護 管理組合
A メールアドレスのユーザー名やドメイン名から特定の個人が識別できる場合(例 ikeda-taisuke@○○)、そのメールアドレスはそれ自体が単独で個人情報に該当します。これ以外の場合、他の情報と容易に照合することによって特定個人が識別できれば個人情報に該当します。 Q 電話の通話内容は個人情報に該当しますか。通話内容を録音する場合、録音をする旨を相手に伝えなければなりませんか A 通話内容から特定個人を識別可能であれば個人情報に該当します。個人情報に該当する場合、法律上、利用目的を通知または公表する義務はありますが、録音をしていることを伝える義務まではありません。 Q マンション管理組合でマンションの修繕を予定しており、工事会社に居住者の個人情報を提供する必要がありますが、あらかじめ本人の同意を得なければならないのでしょうか? A 利用目的達成に必要な範囲で、個人データの取扱いを委託する場合には、本人の同意は不要です。したがって、マンション管理組合が工事会社に修繕を発注する際に、工事会社が修繕を行うために個人データを委託する必要がある場合には、居住者の氏名などを提供するのに本人の同意は不要です。ただし、管理組合は、委託先を監督する義務があります。 Q マンション管理組合とマンション管理会社との間で居住者の氏名などの情報を共有することは可能ですか? A 本人のあらかじめの同意を得ている場合はもちろん、同意を得ていなくとも、管理組合が管理会社に対して、利用目的の達成の必要な範囲内で個人データの取扱いを委託する場合には、第三者提供に該当しないため可能です。ただしその場合には管理組合は個人データの取扱いについて委託先を監督する義務があります。 Q 自治会、町内会、同窓会などが本人から書面で提出を受けた個人情報を利用して名簿を作成し配布する場合にはどのようにすればいいですか A 本人に利用目的を明示したうえで個人情報を取得し名簿を作成可能です。名簿を配布するなど本人以外の者に個人データを提供する場合、原則として本人の同意が必要です。 Q 取得した個人情報はいつ廃棄しなければなりませんか A 個人情報保護法では、保存期間や廃棄すべき時期について規定していませんが、個人データを利用する必要がなくなったときには遅滞なく消去するように努めなければなりません。 Q マンション管理組合において、監督が必要となる「従業者」には、どのような者が該当しますか A 管理組合の形態や管理の実態にもよりますが、例えば管理組合の運営を担う理事等は、個人情報保護法のおける「従業者」に該当すると考えられます。
改正個人情報保護法が施行されたことで、マンション管理組合の責任も重いものとなりました。個人情報の管理運営が厳格化された背景にネットの普及があることは間違いのないところです。 管理組合としての情報の管理が大変なものだとしても、立場を変えれば組合員として情報を管理される側でもあります。 今後個人情報の保護管理体制が弱まる可能性はほぼあり得ないのですから、先回りしてでも対策を作り上げることが重要です。その際に参考にできるのが、マンションNPOによる管理組合のための個人情報保護ガイドラインです。 個人情報保護法の基礎的な概要や説明から他国における事例、考察など詳細に渡って記述されており、読み物としても読みごたえのあるものとなっています。 続いて管理組合との具体的な関わり、関係や影響が記載されています。改正個人情報保護法が施行された背景や他施策との関係も興味深いところです。 大きな改正ポイントは数えるほどでも、実務上必要なこと、個別に把握すべき点が多いのも改正個人情報保護法の重要な点です。 個人番号等の個別具体的な案件についても、管理組合のための個人情報保護ガイドラインは助けとなってくれるでしょう。ぜひ参考にしてみて下さい。